Starostwo Powiatowe w Sztumie

Informacje dla sygnalistów chcących dokonać zgłoszenia zewnętrznego

Poniższe informacje zawierają określenie Organ, które w myśl Ustawy o ochronie sygnalistów odnosi się do organu publicznego i należy przez to rozumieć Radę Powiatu Sztumskiego, Zarząd Powiatu Sztumskiego, Starostę Sztumskiego.

I.

DANE KONTAKTOWE UMOŻLIWIAJĄCE DOKONANIE ZGŁOSZENIA

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane poprzez:

  1. W postaci elektronicznej poprzez aplikację właściwą do dokonywania zgłoszeń , do której link znajduje się w BIP w zakładce Sygnalista.
  2. Na adres do korespondencji:

Starostwo Powiatowe w Sztumie, ul. Mickiewicza 31, 82-400 Sztum.

W celu zachowania pełnej poufności, zgłoszenia przekazywane pisemnie powinny być wysyłane w podwójnej kopercie. Koperta zewnętrzna powinna zawierać tylko w/w adres odbiorcy. Koperta wewnętrzna powinna zawierać w/w adres odbiorcy oraz wyraźny opis „Zgłoszenie naruszenia prawa – do rąk własnych Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych”. Korespondencja taka nie podlega rejestracji na zasadach ogólnych obowiązujących w Starostwie Powiatowym w Sztumie.

 

II.

WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku O ochronie sygnalistów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 928), zwanej dalej ustawą, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał on uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

III.

INFORMACJE O TRYBIE POSTĘPOWANIA MAJĄCYM ZASTOSOWANIE W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO, W TYM O WYMAGANYM SPOSOBIE WYJAŚNIANIA INFORMACJI BĘDĄCYCH PRZEDMIOTEM ZGŁOSZENIA LUB PRZEDSTAWIENIA DODATKOWYCH INFORMACJI

  1. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane wyłącznie w formie jawnej. Organ nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych ani nie podejmuje w ich przedmiocie żadnych działań następczych.
  2. Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego mogą być wyłącznie naruszenia prawa w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy.
  3. Organ może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

IV.

TERMIN PRZEKAZANIA INFORMACJI ZWROTNEJ ORAZ RODZAJU I ZAWARTOŚCI TAKIEJ INFORMACJI

  1. Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego, Organ:
    1. przyjmuje zgłoszenie;
    2. przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;
    3. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającego na ustaleniu:
  • czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu art. 3 ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów, oraz
  • czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego Organu;
  1. jeżeli zgłoszenie:
    1. dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu,
       Organ:
      • rozpatruje zgłoszenie,
      • podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności,
      • przekazuje sygnaliście informację zwrotną;
    2. nie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Organu, Organ:
      • ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych,
      • przekazuje zgłoszenie zewnętrzne właściwemu organowi publicznemu niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, oraz informuje o tym sygnalistę
  2. Organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
  3. W uzasadnionych przypadkach Organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. O przedłużeniu terminu na udzielenie informacji zwrotnej Organ informuje sygnalistę przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.
  4. Niezależnie od informacji zwrotnej, Organ informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

 

V.

ZASADY POUFONOŚCI MAJĄCE ZASTOSOWANIE DO ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

  1. Organ upoważnił Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych Starostwa Powiatowego w Sztumie do:
    1. przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
    2. kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;
    3. przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

 

  1. Pracownik, o którym mowa w ust. 1, został wyznaczony na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełniania powierzonych zadań.
  2. Pracownik, o którym mowa w ust. 1, jest zobowiązany do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskał w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
  3. Pozyskane w związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
  4. Dostęp do informacji objętych zgłoszeniem zewnętrznym może mieć wyłącznie upoważniony pracownik.
  5. Jeżeli zgłoszenie zewnętrze zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika urzędu, pracownik ten jest obowiązany do:
  1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
  2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi urzędu obsługującego Organ, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

Przepis stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne otrzymano za pośrednictwem innych środków komunikacji niż przyjęto w procedurze.

 

VI.

INFORMACJE O ZASADACH PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Organ po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.
  2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  3. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania.
  5. W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych wyżej.
  6. Sygnalista będzie informowany każdorazowo o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowo administracyjnego.
  7. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych znajdują się w BIP zakładce Sygnaliści.

 

VII.

INFORMACJE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ I PROCEDURACH SŁUŻĄCYCH OCHRONIE PRAWNEJ PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI ORAZ DOSTĘPNOŚCI POUFNEJ PORADY DLA OSÓB ROZWAŻAJĄCYCH DOKONANIE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO

  1. Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych polegających w szczególności na: 
    1.  ochronie przed mobbingiem i dyskryminacją, przymusem, zastraszaniem, wykluczaniem;
    2. ochronie przed niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem;
    3. niewypowiadaniu, nieodstępowaniu lub nierozwiązywaniu bez wypowiedzenia umowy sprzedaży lub dostawy towarów, lub świadczenia usług, której stroną jest sygnalista;
    4. nienakładania obowiązku lub odmowy przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia np. do koncesji, zezwolenia lub ulgi;
    5. doprowadzeniu do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty;
  2. Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
  3. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
  4. Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych.
  5. Organ zapewnia sygnaliście wydanie na jego żądanie zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.

VIII.

CHARAKTER DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH PODEJMOWANYCH W ZWIĄZKU ZE ZGŁOSZENIEM ZEWNĘTRZNYM

  1. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.
  2. Działania następcze, w związku ze zgłoszeniami zewnętrznymi, realizowane będą w zależności od przedmiotu zgłoszenia, w trybie właściwego postępowania toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowania karnego lub administracyjnego.

IX.

INFORMACJE O WARUNKACH, NA JAKICH SYGNALISTA JEST CHRONIONY PRZED PONOSZENIEM ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA NARUSZENIE POUFNOŚCI ZGODNIE Z ART. 16 USTAWY

  1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym:
    1. odpowiedzialności dyscyplinarnej;
    2. odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych;
    3. obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy (tj. informacje i naruszenia prawa wyłączone spod przepisów ustawy);

pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

X.

KORZYSTANIE Z PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Dla skutecznego wykrywania naruszeń prawa i zapobiegania im istotne jest, aby odpowiednie informacje docierały szybko do osób znajdujących się najbliżej źródła problemu, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania, o ile jest to możliwe. Dlatego też co do zasady, osoby chcące dokonać zgłoszenia naruszenia prawa powinny korzystać w pierwszej kolejności z wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń i dokonywania zgłoszeń swojemu pracodawcy (w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych), jeżeli mogą z takich kanałów korzystać i rozsądnie oczekiwać, że zgłoszenie dokonane w taki sposób odniesie skutek. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy osoby dokonujące zgłoszenia uważają, że naruszeniu można skutecznie zaradzić w ramach danej organizacji (tj. w podmiocie prawnym, w którym doszło lub może dojść do naruszenia prawa) i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych (Motyw 47 preambuły dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17 z późn. zm.).

XI.

DANE KONTAKTOWE DO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

 

Szczegółowe informacje na temat możliwości skontaktowania się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich dostępne są na stronie BIP RPO

Adres korespondencyjny do RPO: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Informacyjna linia obywatelska: Tel.: 800 676 676

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP


 

 

Formularz on-line zgłoszenia zewnętrznego do Starosty Sztumskiego

 

 

Formularz on-line zgłoszenia zewnętrznego do Zarządu Powiatu Sztumskiego

 

 

Formularz on-line zgłoszenia zewnętrznego do Rady Powiatu Sztumskiego